Omnissa Workspace ONE Content

La soluzione Content Management include l'app Omnissa Workspace ONE Content, per consentire l'accesso degli utenti finali al contenuto gestito. L'app Workspace ONE Content viene distribuita sui dispositivi degli utenti finali e l'accesso al contenuto gestito viene eseguito nell'app utilizzando i parametri configurati.

Funzionalità

• Impostazioni dei contenuti per configurare comportamenti delle app univoci.
• Utilizzare le impostazioni SDK predefinite quando viene configurato come parte della suite di app Workspace ONE UEM.
• Dashboard di Content Management e visualizzazioni elenco per gestire la distribuzione dei contenuti dalla console UEM.
• Workspace ONE Content supporta la funzionalità di multitasking di iPadOS. Per migliorare la produttività, è possibile utilizzare l'app Content in modalità di divisione mentre si utilizza un'altra app inline.

Sicurezza

• Crittografia SSL per il transito sicuro dei dati.
• Crittografia AES a 256 bit per proteggere i contenuti distribuiti.
• Workspace ONE Content v2.2 e versioni successive per iOS utilizza la classe NSFileProtectionComplete per memorizzare i contenuti.

Capacità di Workspace ONE Content per piattaforma

La griglia seguente è applicabile alla versione della piattaforma di Workspace ONE Content disponibile nell'App Store.

Griglia dei tipi di file supportati in base alla piattaforma

I tipi di file supportati dall'app Workspace ONE Content su piattaforme diverse sono elencati nella matrice.

La matrice è applicabile alla versione di Workspace ONE Content disponibile nell'App Store.

Configura Workspace ONE Content

Fornire agli utenti finali l'accesso ai contenuti aziendali del dispositivo tramite l'app Workspace ONE Content. Le configurazioni effettuate nella console UEM definiscono il grado di flessibilità offerto agli utenti per l'accesso ai contenuti aziendali mediante il proprio dispositivo.

1. Passare a Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni > Contenuti > Applicazioni > App Workspace ONE Content.

2. Configura le impostazioni per Impostazioni e criteri.

   Impostazioni	Descrizione
   Profilo applicazione	Configurare questa impostazione per definire le impostazioni e i criteri di sicurezza utilizzati da questa applicazione. Lasciare su Predefinito e configurare le impostazioni SDK predefinite consigliate per definire il comportamento delle app utilizzando le raccomandazioni di Workspace ONE UEM. In alternativa, selezionare Personalizzato per utilizzare le impostazioni personalizzate per l'applicazione e sovrascrivere le impostazioni SDK predefinite, configurando una serie univoca di comportamenti per l'app.
   Profilo iOS	Seleziona un profilo SDK personalizzato dall'elenco a discesa.
   Profilo Android	Seleziona un profilo SDK personalizzato dall'elenco a discesa.

3. Configura le impostazioni Generali.

   Impostazioni	Descrizione
   Numero di giorni durante i quali i contenuti rimangono nuovi	Seleziona il numero di giorni in cui i documenti recentemente aggiunti verranno considerati nuovi in Workspace ONE Content.
   Limite caricamento file	Impostare il numero massimo di file che gli utenti possono caricare contemporaneamente nell'app Content. È possibile consentire agli utenti di caricare fino a 40 file alla volta.
   Blocca la registrazione tramite Content, Boxer e Web	Abilita questa opzione per impedire la registrazione tramite Workspace ONE Content, Omnissa Workspace ONE Boxer e Omnissa Workspace ONE Web. Se Workspace ONE Content utilizza Omnissa Workspace ONE SDK per iOS in Objective-C, perché l'impostazione SDK funzioni correttamente è necessaria la registrazione MDM per il Single Sign-On.
   Modifica del nome del repository per il contenuto gestito	Abilitare per cambiare il nome del repository nel campo Nome repository principale visualizzato.
   Nome archivio principale	Inserisci il nuovo nome dell'archivio che vuoi utilizzare.
   Consenti collegamenti ipertestuali	Abilitare per consentire agli utenti finali di aprire collegamenti ipertestuali in documenti nel campo Apri collegamenti Internet con visualizzato.
   Apri collegamenti Internet con	Seleziona l'applicazione con cui aprire i collegamenti ipertestuali.
   Archivio locale	Attiva questa impostazione per fornire un archivio alternativo per i contenuti degli utenti.
   Carica solo su Wi-Fi	Attiva questa impostazione per consentire i caricamenti solo da Workspace ONE Content alle connessioni Wi-Fi.
   Conferma del documento	Abilitare questa opzione per consentire agli utenti di visualizzare i contenuti richiesti nella sezione "I tuoi file da rivedere" della schermata Per te dell'app.
   Testo del pulsante di conferma	Aggiungi il testo che desideri visualizzare sul pulsante di conferma.
   Tempo di conferma (da 5 a 999 secondi)	Aggiungi tempo di conferma.

4. Implementa le Condizioni per l'utilizzo della tua app.

5. Assegnare le Notifiche alle applicazioni di Workspace ONE Content per la piattaforma specificata.

   Impostazione	Descrizione
   Tipo di applicazione	Indica se è di Sistema o Interna.
   Nome applicazione	Da assegnare all'applicazione.
   ID pacchetto	Da assegnare all'applicazione.
   Conteggio badge	Imposta su Necessario, Solo aggiornamenti o Nessuno. Necessario: il valore Conteggio badge rappresenta il numero di documenti richiesti che l'utente non ha aperto tramite Workspace ONE Content. Solo aggiornamenti (per i contenuti scaricati): Conteggio badge rappresenta il numero di documenti scaricati per i quali sono disponibili aggiornamenti o nuove versioni. Nessuno: Conteggio Badge è disattivato per Workspace ONE Content.

6. Seleziona Salva.

Configurare le estensioni dei documenti

Le estensioni dei documenti consentono agli utenti finali di interagire con file di Workspace ONE Content sui dispositivi iOS, direttamente dalle applicazioni di terze parti. Questa funzionalità richiede configurazioni specifiche all'interno della console UEM e considerazioni speciali per determinati tipi di server dei file aziendali.

Assicurarsi che la funzionalità delle estensioni dei documenti compaia sui dispositivi con Workspace ONE Content v3.1 e versioni successive, compilando le configurazioni richieste nella console di UEM.

• Disabilita tipo di autenticazione

  Le applicazioni con tipo di autenticazione abilitato limitano il caricamento dei file dall'app Workspace ONE Content da parte degli utenti utilizzando le estensioni dei documenti. Per consentire all'utente di caricare i file nelle applicazioni di terze parti, è necessario disabilitare il tipo di autenticazione.

  1. Selezionare Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni > App > Impostazioni e criteri > Criteri di sicurezza.
  2. Selezionare Disattivato dal menu a discesa Tipo di autenticazione, quindi selezionare Salva.

• Disabilita lista consentita delle applicazioni

  La lista consentita delle applicazioni deve essere disabilitata per consentire agli utenti di aprire documenti prodotti con app di terze parti in Workspace ONE Content.

  1. Selezionare Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni > App > Impostazioni e criteri > Criteri di sicurezza.
  2. Imposta Limita i documenti in modo che vengano aperti solamente con applicazioni approvate su No.
  3. Seleziona Salva.

• Abilita Consenti apertura in applicazioni di terze parti

  L'opzione Consenti apertura in applicazioni di terze parti deve essere abilitata in modo che gli utenti finali possano utilizzare la funzionalità di esportazione nelle app di terze parti.

  1. Passare a Contenuti > Archivi > Archivi amministratori.
  2. Seleziona l'icona Modifica accanto al Server file aziendali che esegue la sincronizzazione con i dispositivi degli utenti finali.
  3. Nella scheda Sicurezza seleziona Consenti apertura in applicazioni di terze parti e quindi scegli Salva.

Abilita accesso archivio

Gli utenti finali possono accedere ai file e all'archivio da applicazioni di terze parti solo quando l'accesso al file e all'archivio è abilitato per Workspace ONE Content sui dispositivi Android.

Per abilitare l'accesso all'archivio, completare le configurazioni richieste nella console.

• Attivare l'accesso all'archiviazione dalle app di terze parti utilizzando le impostazioni predefinite SDK Android

  Aggiungi una chiave di configurazione nel profilo SDK predefinito per abilitare l'accesso a file e archivi di contenuto prodotti con applicazioni di terze parti.

  1. Passa ad App > Impostazioni e criteri > Impostazioni > Impostazioni personalizzate.
  2. Selezionare Abilita impostazioni personalizzate e incollare {"PolicyEnableFileProvider": "true"}.
  3. Seleziona Salva.

• Attivare l'accesso all'archiviazione dalle app di terze parti utilizzando il profilo SDK Android personalizzato

  Aggiungere una chiave di configurazione nel profilo SDK personalizzato per Workspace ONE Content per abilitare l'accesso a file e archivi di contenuto prodotti con applicazioni di terze parti.

  1. Se disponi di un profilo personalizzato esistente, passa ad App > Impostazioni > Profili > Profilo personalizzato > Payload impostazioni personalizzate.

  2. Se desideri aggiungere un profilo personalizzato, passa ad App > Impostazioni > Profili > Aggiungi profilo > Profilo SDK > Android > Impostazioni personalizzate > Payload impostazioni personalizzate.

  3. Incollare {"PolicyEnableFileProvider": "true"} e selezionare Salva.

     Se disponi di più impostazioni personalizzate, aggiungi la chiave PolicyEnableFileProvider dopo la chiave personalizzata esistente tra { }. Ad esempio, { "CustomSetting Default": "true”, "PolicyEnableFileProvider": "true" }.

• È inoltre necessario attivare l'impostazione Consenti apertura in applicazioni di terze parti per consentire agli utenti finali di accedere ai file da app di terze parti. Consultare Abilita Consenti apertura in applicazioni di terze parti.

Limitazione dell'accesso all'archivio dalle app di terze parti (solo Android)

Nell'elenco seguente sono descritte le limitazioni di accesso all'archivio da applicazioni di terze parti.

• Il flag Consenti apertura in app di terze parti viene considerato per consentire o negare l'accesso alle app di terze parti. L'impostazione di autorizzazione "Consenti apertura in email" non viene utilizzata per un file poiché non è possibile determinare (in base all'ID applicazione) se l'applicazione di terze parti è o meno un'app email.
• Il supporto per framework di Android per fornire file di contenuti e accesso all'archivio da applicazioni di terze parti è disattivato per impostazione predefinita per gestire i container di app e i dati condivisi tra loro.
• Non è possibile accedere ai file dell'archivio locale poiché la funzionalità Apertura in applicazioni di terze parti è disattivata per impostazione predefinita.
• Se l'autenticazione di Workspace ONE Content è abilitata, per poter accedere a Workspace ONE Content da applicazioni di terze parti è necessario che Content Locker sia sbloccato (viene visualizzato un messaggio).
• Se l'amministratore ha configurato una lista consentita e l'app di terze parti non è presente al suo interno, non sarà possibile aprire o creare file tramite Workspace ONE Content.
• Per i contenuti gestiti, tutti i contenuti sono disponibili durante la navigazione tramite app di terze parti. Per gli altri archivi, i contenuti sono disponibili (per un livello) solo per le cartelle sincronizzate in Workspace ONE Content.

Scansione del codice QR per accedere a URL personalizzati (solo Android)

Utilizzare gli URL personalizzati per consentire agli utenti finali di accedere direttamente ai file nell'applicazione Workspace ONE Content. Al momento della scansione, il codice QR contenente gli URL personalizzati consente all'utente finale di cercare o visualizzare il file, se il file è stato scaricato.

È necessario utilizzare come URL personalizzato una query di ricerca o un ID specifico di contenuto. Gli ID dei contenuti vengono generati automaticamente per ogni file caricato in Workspace ONE UEM Console. Quando si punta al nome del file, il percorso del file visualizza gli ID dei contenuti.

Gli URL personalizzati sono:

• awscl://search/?query=text
• awscl://search?query=text
• awscl://search/?query=“text”
• awscl://search?query=“text”
• awscl://contentid={content ID}
• awscl://contentid="{content ID}"

La query di ricerca cerca la stringa di testo specificata e l'ID contenuto specifico apre direttamente il documento specificato.

Conferma del documento

Gli utenti dell'app Content possono riconoscere i documenti e i file multimediali assegnati loro come contenuto richiesto. Gli utenti possono visualizzare i file che richiedono la loro conferma nella sezione Tutti i file da rivedere nella schermata Per te dell'app.

In qualità di amministratore, puoi consentire agli utenti di accettare il documento richiesto dalla sezione "I tuoi file da rivedere" nella scheda Per te. È possibile contrassegnare i documenti come obbligatori nella console. Quando i documenti vengono confermati, vengono spostati nella pagina Visualizza revisioni recenti, che consente di tenere traccia dello stato di lettura del documento.

In Workspace ONE UEM Console è possibile visualizzare questi riconoscimenti nella visualizzazione elenco contenuti e nelle pagine dei dettagli del dispositivo.

Quando si seleziona Visualizza sotto la colonna Stato di installazione nella pagina Visualizzazione elenco contenuti, viene visualizzata una casella popup che indica il numero esatto di utenti che hanno visualizzato e approvato il contenuto.

Per attivare la conferma del documento, è innanzitutto necessario assicurarsi di eseguire i passaggi seguenti:

1. Per abilitare la conferma del documento, accedere a Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni > Contenuti > Applicazioni > app Workspace ONE Content.
   • Il testo del pulsante di conferma è configurabile
   • Anche il timer che consente di mostrare il pulsante di conferma è configurabile
2. Per abilitare il flag Obbligatorio per il file o il repository, passare a Contenuti > Visualizzazione elenco > Modica file > Distribuzione

Il seguente elenco descrive le funzionalità di approvazione dei documenti supportate:

• Agli utenti non viene richiesto di confermare un documento già confermato.

• Agli utenti viene richiesto di riconfermare una nuova versione del documento già confermato.

• La pagina Dettagli dispositivo mostra lo stato di approvazione e la data in cui il documento è stato approvato.

• Il report Dettagli contenuti per dispositivo indica lo stato di approvazione per ogni dispositivo.

• È possibile tenere traccia dei dati di conferma dalla console e inviare dati di conferma alla console.

Abilita modalità Contenuto con staging per dispositivi multiutente

Per evitare la perdita di contenuti con staging sui dispositivi multiutente durante le sessioni di check-in e check-out del dispositivo, è necessario abilitare la modalità Contenuto con staging per l'app Content nella console di Workspace ONE UEM. Quando si abilita la modalità Contenuto con staging, tutti i contenuti gestiti con staging sul dispositivo vengono mantenuti, pertanto l'utente non dovrà eseguire nuovamente il download al successivo accesso.

Il contenuto è disponibile per un nuovo utente che si disconnette dal dispositivo solo se è stato assegnato a tale utente. Il contenuto viene cancellato se non è assegnato al nuovo utente.

Per attivare la modalità di staging per il contenuto, aggiungere la seguente chiave di configurazione nella console di Workspace ONE UEM.

Attivare il supporto del contenuto con staging utilizzando il profilo SDK predefinito

Aggiungere la chiave di configurazione nel profilo SDK predefinito per attivare la modalità di staging per il contenuto gestito scaricato nell'app Content.

1. Passare a Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni > App > Impostazioni e criteri > Impostazioni.
2. Selezionare Abilita impostazioni personalizzate e immettere le chiavi di configurazione in base alle proprie esigenze.

"RetainContentBetweenCheckoutSessions": true

3. Seleziona Salva.

Attivare il supporto di contenuti con staging utilizzando un profilo SDK personalizzato

Aggiungere la chiave di configurazione nel profilo SDK personalizzato per attivare la modalità di staging per il contenuto gestito nell'app Content.

1. Passare a Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni.
2. Se disponi di un profilo personalizzato esistente, passa ad App > Impostazioni e criteri > Profili > Profilo personalizzato > Payload impostazioni personalizzate.
3. Se si desidera aggiungere un profilo personalizzato, passare ad App > Impostazioni e criteri > Profili > Aggiungi profilo > Profilo SDK > iOS > Impostazioni personalizzate.
4. Da Impostazioni personalizzate, selezionare Configura e immettere la chiave di configurazione in base alle proprie esigenze.

"RetainContentBetweenCheckoutSessions": true

5. Seleziona Salva.

Casi d'uso supportati e non supportati per la modalità Contenuto con staging

Sono indicati i casi d'uso supportati e non supportati con la modalità Contenuto con staging.

Supportato

• Nuove installazioni dell'app Content che supportano la modalità Contenuto con staging.
• Il tipo di autenticazione nelle impostazioni SDK è "Nessuna".
• Conservazione dei soli contenuti gestiti.

Non supportati

• Eseguire l'aggiornamento da una versione precedente dell'app Content alla versione che supporta la modalità Contenuto con staging.
• Passaggio da un utente all'altro in gruppi diversi con impostazioni di conservazione dei contenuti diverse.
• Passaggio tra gruppi principali in cui sono abilitate le impostazioni di conservazione dei contenuti.
• Modifica e salvataggio di un documento PDF/Office come bozza. Se l'utente ha modificato un file condiviso tra altri utenti, le modifiche vengono mantenute al momento del cambio dell'utente.
• I repository diversi dai registri di contenuti gestiti non sono supportati.

Personalizza l'aspetto del visualizzatore PDF

Workspace ONE Content consente agli utenti di configurare l'aspetto del visualizzatore PDF come modalità Sistema, Chiara o Scura. Per ulteriori informazioni sulla chiave di configurazione, consultare Mantieni tema chiaro per visualizzatore PDF.

Firma digitale dei documenti PDF tramite PIV-D Manager

Workspace ONE Content consente agli utenti di firmare in modo sicuro i documenti PDF utilizzando PIV-D Manager. Durante l'attivazione di PIV-D Manager, gli utenti devono registrarlo e creare un PIN per l'Archivio chiavi. Per ulteriori informazioni sul processo di attivazione, vedere la documentazione dell'app PIV-D.

Per configurare l'app PIV-D Manager, consultare Workspace ONE PIV-D Manager.

Per firmare in modo sicuro i documenti PDF nell'app Content:

1. Toccare il campo Firma digitale. Verrà visualizzato un messaggio popup.
2. Toccare il campo Certificato e immettere il PIN dell'Archivio chiavi. Questo è il PIN generato dagli utenti al termine del processo di attivazione delle credenziali PIV-D.
3. Selezionare il certificato creato da PIV-D Manager. Se lo si desidera, è possibile aggiungere la propria firma.

Il documento PDF è firmato.

Firma digitale dei documenti PDF utilizzando PIV-D Manager con modifiche di non ripudio

Per firmare digitalmente i documenti PDF utilizzando PIV-D Manager con modifiche di non ripudio:

1. Accedere su Workspace ONE UEM Console e andare su Settings > Apps > Settings and Policies > Profili.
2. Aggiungere il profilo SDK per l'app Content e il certificato di non ripudio PIV-D.
3. Selezionare Profilo di contenuto e impostare la KVP { “AllowNonRepudiation”: True } nelle impostazioni personalizzate.
4. Andare su Apps & Books > Native e selezionare PIV-D Manager app.
5. Passare alla pagina SDK e selezionare il profilo SDK per le modifiche di ripudio.
6. Andare su Apps & Books > Native e selezionare Workspace ONE Content app.
7. Passare alla pagina SDK e impostare il profilo SDK per il quale è stata impostata la KVP.
8. Fare clic su Salva.

Per firmare in modo sicuro i documenti PDF nell'app Content:

1. Toccare il campo Firma digitale. Verrà visualizzato un messaggio popup.
2. Toccare il campo Certificato e immettere il PIN dell'Archivio chiavi. Questo è il PIN generato dagli utenti al termine del processo di attivazione delle credenziali PIV-D.
3. Selezionare il certificato creato da PIV-D Manager. Se lo si desidera, è possibile aggiungere la propria firma.

Il documento PDF è firmato.

Registrazione mirata

L'abilitazione dell'opzione Registrazione mirata nell'app consente agli utenti di registrare e inviare automaticamente le registrazioni relative a qualsiasi evento imprevisto che si verifichi durante un flusso o una durata specifici. Questa funzionalità genera e condivide due set di file di registro: registrazioni di avvio e di interruzione. Un file contiene le registrazioni prima dell'abilitazione della registrazione mirata e un altro file contiene le registrazioni tra l'abilitazione e la disabilitazione della registrazione mirata.

Impostazione delle restrizioni avanzate DLP in Workspace ONE Content

Utilizzando la Workspace ONE UEM Console, è possibile proteggere i dati dell'app Content impostando le seguenti restrizioni per la prevenzione della perdita dei dati (DLP).

• Limitare il caricamento dei file nell'app Content - È possibile impostare il numero massimo di file che gli utenti possono caricare in una volta nell'app Content. Passare a Gruppi e impostazioni > Tutte le impostazioni > Contenuti > Applicazioni > App Workspace ONE Content > Limite caricamento file e impostare il numero di file che gli utenti possono caricare. È possibile consentire agli utenti di caricare contemporaneamente fino a 40 file.

• Limitare il caricamento delle immagini da parte degli utenti solo dalla fotocamera del dispositivo - È possibile limitare l'origine delle foto da cui gli utenti aziendali possono caricare le immagini nell'app Content. Vai su Contenuti > Archivi > Archivi amministratori e aggiungi o modifica il repository a cui desideri imporre restrizioni. Quindi, nella pagina Modifica repository contenuti, selezionare Carica solo dalla fotocamera.

Nota: per utilizzare le restrizioni DLP avanzate, è necessario utilizzare Workspace ONE UEM 2209 e versioni successive.

Limitare l'accesso alle applicazioni non gestite

È possibile abilitare la gestione adattativa per impostare Workspace ONE UEM per la gestione del dispositivo, in modo da consentire al dispositivo di accedere all'applicazione. Quando si abilita questa impostazione, sono consentiti solo i dispositivi registrati in EMM per installare l'app e ricevere i relativi criteri. A tale scopo, nella pagina Restrizioni è necessario abilitare l'opzione Accesso gestito. Per ulteriori informazioni, consultare la guida di Mobile Application Management.

Aggiunta della funzione Caratteri personalizzati ai file MS Office

È possibile aggiungere caratteri personalizzati ai documenti per i file MS Office. È possibile aggiungerli in base alle seguenti modalità.

• Workspace ONE UEM Console: in qualità di amministratore, è possibile aggiungere file dei caratteri a UEM console ed eseguire il push dei caratteri al dispositivo registrato come profilo MDM. A tale scopo, è necessario:
  1. Accedere alla Workspace ONE UEM Console.
  2. Passare a Impostazioni > Dispositivi e utenti > Apple > Installa caratteri.
  3. Trascinare i file dei caratteri. I tipi di file consentiti sono .ttf oppure .otf.
  4. Fare clic su Salva per pubblicare i file dei caratteri sui dispositivi.
• App di terze parti: è possibile installare caratteri personalizzati utilizzando qualsiasi app di terze parti. I caratteri vengono aggiunti al dispositivo e l'app Content può recuperarli e trasferirli ai file MS Office.
• Apple Configurator: è possibile creare un profilo con caratteri utilizzando Apple Configurator, come ad esempio iFonts, Caratteri - Installa carattere su Mac ed eseguirne il push sul dispositivo dopo averlo collegato. A tale scopo, su Impostazioni > Generale > Caratteri del dispositivo e scaricare dall'App Store le app che consentono di installare i caratteri. Per ulteriori informazioni, consultare MS Office Viewer.

Impostazione della priorità di download dei file in UEM

Workspace ONE UEM consente di impostare la priorità di download dei file per gli utenti finali. Gli utenti possono accedere alla pagina Attività nell'app Content, dove i file di tipo Download automatico vengono accodati in base alla priorità impostata in UEM. Il file con la Priorità di download impostata su Alta viene scaricato per primo, seguito dai file con priorità Normale e Bassa.