Delegación de calendario y buzón de correo en Omnissa Workspace ONE Boxer

Este tema proporciona información sobre la delegación de buzones de correo y agenda en Workspace ONE Boxer para las plataformas iOS y Android.

Requisitos para la delegación de agenda y buzón de correo

Para habilitar la función de delegación de agenda y buzón de correo en Workspace ONE Boxer, asegúrese de que se reúnen los siguientes requisitos:

• Las versiones de Exchange Server requeridas son las siguientes:

  • Delegación de agenda: Microsoft Exchange Server 2010 o posterior
  • Delegación de buzones de correo: Microsoft Exchange Server 2013 o posterior

• Asegúrese de que el tipo de autenticación utilizado sea el mismo para Exchange Web Services (EWS) y Exchange ActiveSync (EAS).
  La delegación de calendario y de buzón de correo es compatible con los siguientes tipos de autenticación:

  • Autenticación moderna
  • Autenticación básica
  • Autenticación basada en certificados

• Asegúrese de que EWS esté habilitado en Exchange Server.

• Si utiliza Secure Email Gateway (SEG), también deberá habilitar EWS en el archivo application.properties disponible en la carpeta SEG Config.
  Para obtener más información sobre cómo habilitar EWS en SEG, consulte el tema Configurar el proxy de EWS SEG v2 para Email Notification Service en la documentación Secure Email Gateway (SEG) V2.

• Si Email Notification Service 2 (ENS2) no está habilitado en su entorno, asegúrese de que la clave EWSUrl se haya añadido a la configuración de la aplicación Workspace ONE Boxer en la Workspace ONE UEM Console.
  Para obtener más información acerca de la configuración de la clave EWSUrl, consulte el tema Claves de configuración de la aplicación ENS2 en la documentación de Email Notification Service 2 (ENS2).

• Asegúrese de que el delegador y los delegados estén presentes en la misma instancia de Active Directory.

• Para utilizar cuentas delegadas y compartidas en Workspace ONE Boxer, un delegador debe conceder permisos a la cuenta del delegado.
  Para conceder estos permisos, se puede utilizar el centro de administración de Exchange (Exchange Admin Center, EAC), el Exchange Management Shell o el correo de Outlook para escritorio o web. Se recomienda utilizar el centro de administración de Exchange (EAC). EAC es una consola de administración basada en la web que es compatible con Exchange Server 2013 y versiones posteriores. Para versiones anteriores de Exchange Server, se pueden utilizar la consola de administración de Exchange (EMC) o el panel de control de Exchange (ECP).

  Solo se pueden asignar permisos para un calendario de delegado mediante aplicaciones en línea de Exchange y de Outlook de escritorio. Si se tienen que utilizar buzones de correo delegados, buzones de correo compartidos o calendarios compartidos, estos permisos deben configurarse en el centro de administración de Exchange.

Delegación de agenda para Workspace ONE Boxer

La delegación de agenda permite conceder permiso a un empleado para que controle las convocatorias de reunión en nombre de otro empleado a través de la pantalla Agenda.

Al configurar la delegación de agenda, debe determinar un delegado y un delegador. El delegador es el propietario original de la agenda. El delegado es el usuario que se añade para administrar la agenda. Por ejemplo, un ejecutivo es el delegador y el asistente ejecutivo es el delegado.

Un delegado puede realizar lo siguiente:

• Añadir una agenda delegada y administrar la agenda del delegado.
• Recibir y responder a las convocatorias de reunión en nombre del delegador.

Nota: Workspace ONE Boxer no admite el uso compartido de varios calendarios individuales.

Asegúrese de conocer las siguientes consideraciones:

• Workspace ONE Boxer no admite la delegación de contactos.
• Los delegados no pueden acceder a los eventos privados del delegador, a menos que el delegador proporcione acceso.
• De acuerdo con la limitación del protocolo EAS, los delegados no pueden modificar los archivos adjuntos en una excepción de un evento recurrente.
• En Workspace ONE Boxer para Android, actualmente, las agendas compartidas y delegadas solo se pueden sincronizar manualmente.

Delegar agenda

Al delegar un calendario, un delegador puede determinar el nivel de acceso que debe tener el delegado a su calendario (del delegador). En función de estos permisos, el delegado puede realizar diferentes acciones en nombre del delegador.

La configuración de permisos para la delegación de calendarios depende de la configuración de Exchange que exista en el entorno del delegador. Para obtener información sobre la configuración de permisos, se puede considerar como referencia la documentación de Microsoft relevante.

Administrar la agenda de delegados mediante Workspace ONE Boxer

Con el acceso de delegado, este puede leer, crear y modificar el calendario del delegador, así como enviar y responder a las solicitudes de reunión en su nombre.

NOTA: antes de administrar el calendario del delegador, este debe conceder acceso al delegado.

Un delegado debe realizar los siguientes pasos:

1. Desplácese a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida > Seleccionar una cuenta y agregue la cuenta de correo electrónico del delegador.

2. Espere a que se sincronice la agenda delegada en la pestaña de agenda.

Nota: si el delegado utiliza una cuenta de Office 365, es posible que se puedan ver calendarios duplicados en la pantalla del calendario del delegado.

Delegación de buzón de correo para Workspace ONE Boxer

Puede utilizar la función de delegación de buzones de correo para conceder acceso a un empleado para gestionar las carpetas de Exchange de otro empleado en su nombre. Por ejemplo, un asistente ejecutivo puede administrar el buzón de correo de su ejecutivo según los permisos establecidos por el ejecutivo.

Al configurar la delegación de correo, debe determinar un delegado y un delegador. Un delegador es el propietario real del buzón de correo y un delegado es un usuario agregado para administrar el buzón de correo. Por ejemplo, un ejecutivo es el delegador y el asistente ejecutivo es el delegado.

La clasificación de correo electrónico es una función compatible de las cuentas compartidas y delegadas. Un delegador puede configurar diferentes niveles de permisos para que sus delegados accedan a su buzón de correo. Los permisos son los siguientes:

• Acceso completo: los delegados pueden leer y clasificar los correos electrónicos del delegador.
• Enviar como: los delegados pueden enviar correos electrónicos en nombre del delegador.
  Por ejemplo, un delegado puede redactar y enviar un correo electrónico directamente desde el buzón de correo del delegador.

Un delegador no puede delegar contactos en Workspace ONE Boxer.

Nota: Si utiliza Exchange Server 2013 o una versión posterior con la delegación de calendario habilitada en el centro de administración de Exchange, no se requiere ninguna configuración adicional para la delegación del buzón de correo.

Administrar el buzón de correo de otra persona en Workspace ONE Boxer

Después de conceder permiso de delegación a un delegado, este puede crear, actualizar, eliminar y copiar las carpetas de Exchange del delegador. El delegado también puede leer y responder correos electrónicos en nombre del delegador. Para ello, el delegado debe agregar la cuenta de los delegadores a Workspace ONE Boxer.

Un delegador debe conceder acceso a un delegado antes de que el delegado pueda utilizar los buzones de correo del delegador. Para administrar el buzón de correo del delegador, el delegado debe realizar los siguientes pasos:

1. Desplácese a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida > Seleccionar una cuenta y agregue la cuenta de correo electrónico del delegador.

2. Introducir la dirección de correo electrónico del delegador.
   Si ya existe una agenda delegada configurada, el delegado debe eliminar la cuenta y volver a agregarla.

Nota: la sincronización inicial de las cuentas de correo de gran tamaño puede tardar más tiempo. Para acelerar este proceso, la aplicación de Workspace ONE Boxer debe mantenerse abierta. Actualmente, en Workspace ONE Boxer, la ventana de sincronización de las cuentas compartidas o delegadas es la misma que la ventana de sincronización de la cuenta principal.

Agregar una agenda y un buzón de correo compartidos a Workspace ONE Boxer

Workspace ONE Boxer para iOS y Android ofrece al usuario la posibilidad de agregar una cuenta compartida a la que el usuario tenga acceso y realizar acciones de colaboración en esa cuenta en función del permiso asignado.

Una cuenta compartida es una cuenta que permite a varios usuarios enviar y recibir mensajes de correo electrónico de una dirección de correo electrónico común. Esta función es útil para un equipo que administra un buzón de correo general para dirigir las consultas de los clientes. Según los permisos configurados por un administrador, el usuario final puede acceder a una cuenta compartida con mensajes de correo electrónico e invitaciones de agenda, y puede enviar eventos y correos electrónicos como tal cuenta. Una cuenta compartida también proporciona una agenda común, que permite a los miembros crear, leer, actualizar y eliminar eventos o comprobar la disponibilidad.

Un usuario final puede agregar una cuenta compartida; para ello, debe desplazarse a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida. Una cuenta compartida no tiene una contraseña, por lo que el usuario no puede iniciar sesión directamente en ella. El usuario puede agregar un miembro a una cuenta compartida y utilizar el centro de administración de Exchange para conceder los siguientes permisos:

• Acceso completo: permite al usuario acceder a la cuenta compartida. El usuario puede crear elementos de agenda, leer, ver, eliminar y cambiar los mensajes de correo, y crear tareas y contactos de agenda. El usuario puede enviar un correo electrónico desde la cuenta compartida con el permiso Enviar como.

• Enviar como: permite al usuario suplantar un buzón de correo compartido cuando envía un correo electrónico.
  Por ejemplo, cuando el usuario responde a un mensaje enviado al buzón de correo compartido, este parece enviado desde el buzón compartido y no desde la dirección de correo electrónico del usuario.

Cambiar la firma de las cuentas compartidas o delegadas

Los usuarios finales pueden cambiar la firma que se aplica cuando un usuario envía o responde correos electrónicos en nombre de la cuenta correspondiente. Este ajuste es local. Por lo tanto, los cambios no se sincronizan en las instancias o dispositivos de la aplicación Workspace ONE Boxer.