Omnissa Workspace ONE Content

La solution de gestion de contenu fournit l'application Omnissa Workspace ONE Content qui permet aux utilisateurs finaux d'accéder au contenu géré. L'application Workspace ONE Content est déployée sur les terminaux des utilisateurs et le contenu géré est accessible dans l'application avec les paramètres configurés.

Fonctionnalités

• Paramètres du contenu pour déterminer des comportements d'applications spécifiques.
• Utilisation des paramètres SDK par défaut lorsqu'ils sont configurés dans le cadre de la suite d'applications Workspace ONE UEM.
• Tableau de bord de gestion de contenu et listes permettant de gérer le déploiement de contenu depuis UEM Console.
• Workspace ONE Content prend en charge la fonctionnalité multitâche de iPadOS. Pour améliorer votre productivité, vous pouvez utiliser l'application Content en mode dissocié tout en travaillant sur une autre application en ligne.

Sécurité

• Chiffrement SSL pour le transport sécurisé des données.
• Chiffrement AES 256 bits pour protéger le contenu déployé.
• Workspace ONE Content versions 2.2 et ultérieures pour iOS utilisent la classe NSFileProtectionComplete pour stocker le contenu.

Fonctionnalités Workspace ONE Content par plateforme

La matrice suivante s'applique à la version de la plateforme Workspace ONE Content disponible dans l'App Store.

Matrice des types de fichiers pris en charge par plateforme

Les types de fichiers pris en charge par l'application Workspace ONE Content sur différentes plateformes sont répertoriés dans la matrice.

La matrice s'applique à la version de Workspace ONE Content disponible dans l'App Store.

Configurer Workspace ONE Content

Fournissez aux utilisateurs finaux un accès côté terminal au contenu de l'entreprise à l'aide de l'application Workspace ONE Content. Les configurations définies dans UEM Console déterminent le niveau de liberté accordé aux utilisateurs finaux accédant au contenu d'entreprise depuis leurs terminaux.

1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Contenu > Applications > application Workspace ONE Content.

2. Configurez les paramètres de Paramètres et stratégies.

   Paramètres	Description
   Profil d'application	Configurez les paramètres et les politiques de sécurité utilisés par cette application. Sélectionnez Par défaut et configurez les paramètres SDK recommandés pour définir le comportement des applications en utilisant les recommandations Workspace ONE UEM. Vous pouvez également sélectionner Personnaliser les paramètres d'application afin de remplacer les paramètres SDK par défaut et de configurer un ensemble unique de comportements pour l'application.
   Profil iOS	Sélectionnez un profil SDK personnalisé dans la liste déroulante.
   Profil Android	Sélectionnez un profil SDK personnalisé dans la liste déroulante.

3. Configurez les paramètres de Général.

   Paramètres	Description
   Nombre de jours pendant lesquels le contenu s'affiche comme nouveau	Précisez le nombre de jours pendant lesquels les derniers documents ajoutés seront marqués comme nouveaux dans Workspace ONE Content.
   Limite de téléchargement de fichiers	Définissez le nombre maximal de fichiers que vos utilisateurs peuvent importer dans l'application de contenu. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à télécharger jusqu'à 40 fichiers à la fois.
   Bloquer l'enrôlement via Content, Boxer et Web	Activez cette option pour empêcher l'enrôlement via Workspace ONE Content, Omnissa Workspace ONE Boxer et Omnissa Workspace ONE Web. Si Workspace ONE Content utilise Omnissa Workspace ONE SDK pour iOS dans Objective-C, l'enrôlement MDM est requis pour que l'authentification unique sur le SDK fonctionne correctement.
   Changer le nom du référentiel pour le contenu géré	Activez ce paramètre pour modifier le nom du référentiel dans le champ Nom de référentiel racine qui s'affiche.
   Nom de référentiel racine	Saisissez le nouveau nom de référentiel que vous souhaitez utiliser.
   Autoriser les liens hypertexte	Activez ce paramètre pour permettre à l'utilisateur final d'ouvrir les liens hypertextes figurant dans les documents dans le champ Ouvrir les liens internet avec qui s'affiche.
   Ouvrir les liens internet avec	Sélectionnez une application pour ouvrir les liens hypertexte.
   Stockage local	Activez ce paramètre pour fournir une option de stockage alternative pour le contenu utilisateur.
   Limiter les importations en Wi-Fi uniquement	Activez ce paramètre pour n'autoriser les importations depuis Workspace ONE Content qu'avec des connexions Wi-Fi.
   Accusé de réception du document	Activez cette option pour permettre aux utilisateurs d'afficher le contenu requis dans la section « Vos fichiers à vérifier » de l'écran Pour vous de l'application.
   Texte du bouton d'accusé de réception	Ajoutez le texte que vous souhaitez afficher sur le bouton d'accusé de réception.
   Délai d'accusé de réception (de 5 à 999 secondes)	Ajoutez une heure d'accusé de réception.

4. Mettez en place les conditions d'utilisation pour votre application.

5. Attribuez des notifications à l'application Workspace ONE Content pour la plateforme concernée.

   Paramètre	Description
   Type d'application	Sélectionnez Système ou Interne.
   Nom d'application	Attribuez à l'application.
   ID de pack	Attribuez à l'application.
   Nombre de badges	Définissez cette option comme Obligatoire, Mises à jour uniquement ou Aucun. Requis : le nombre de badges représente le nombre de documents requis que l'utilisateur n'a pas ouvert via Workspace ONE Content. Mises à jour uniquement (pour le contenu téléchargé) : le nombre de badges représente le nombre de documents téléchargés pour lesquels des mises à jour ou de nouvelles versions sont disponibles. Aucun : le nombre de badges est désactivé pour Workspace ONE Content.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les extensions de documents

Les extensions de documents permettent aux utilisateurs finaux d'interagir avec les fichiers de Workspace ONE Content sur des terminaux iOS depuis des applications tierces. Cette fonctionnalité nécessite des configurations spécifiques dans UEM Console et la prise en considération de certains types de serveurs de fichiers professionnels.

Assurez-vous que la fonctionnalité d'extension de document apparaît sur les terminaux avec Workspace ONE Content versions 3.1 et ultérieures en effectuant les configurations requises dans UEM Console.

• Type d'authentification désactivé

  Les applications avec le type d'authentification activé restreignent le chargement des fichiers de l'application Workspace ONE Content à l'aide d'extensions de document. Pour permettre à l'utilisateur de télécharger des fichiers dans les applications tierces, le type d'authentification doit être désactivé.

  1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Applications > Paramètres et politiques > Politiques de sécurité.
  2. Sélectionnez Désactivée dans le menu déroulant Type d'authentification, puis sélectionnez Enregistrer.

• Désactiver la mise sur liste autorisée des applications

  La mise sur liste autorisée des applications doit être désactivée pour permettre aux utilisateurs d'ouvrir dans Workspace ONE Content des documents provenant d'applications tierces.

  1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Applications > Paramètres et politiques > Politiques de sécurité.
  2. Définissez l'option Limiter l'ouverture des documents dans les applications approuvées uniquement sur Non.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

• Activer Autoriser l'ouverture dans les applications tierces

  L'option Autoriser l'ouverture dans des applications tierces doit être activée pour permettre aux utilisateurs finaux d'utiliser la fonctionnalité d'exportation dans des applications tierces.

  1. Accédez à Contenu > Référentiels > Référentiels administrateur.
  2. Cliquez sur l'icône Modifier en regard du serveur de fichiers professionnels qui se synchronise avec les terminaux des utilisateurs.
  3. Dans l'onglet Sécurité, sélectionnez Autoriser l'ouverture dans des applications tierces, puis Enregistrer.

Activer l'accès au stockage

Les utilisateurs finaux peuvent accéder aux fichiers et au stockage depuis des applications tierces uniquement lorsque l'accès aux fichiers et au stockage est activé pour le Workspace ONE Content sur les terminaux Android.

Pour activer l'accès au stockage, effectuez les configurations requises sur la console.

• Activer l'accès au stockage depuis des applications tierces à l'aide des paramètres Android SDK par défaut

  Ajoutez une clé de configuration dans le profil SDK par défaut pour activer l'accès au fichier de contenu et au stockage depuis des applications tierces.

  1. Naviguez vers Applications > Paramètres et politiques > Paramètres > Paramètres personnalisés.
  2. Sélectionnez Activer les paramètres personnalisés, puis collez {"PolicyEnableFileProvider": "true"}.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

• Activer l'accès au stockage depuis des applications tierces à l'aide d'un profil Android SDK personnalisé

  Ajoutez une clé de configuration dans le profil SDK personnalisé pour Workspace ONE Content afin d'activer l'accès au fichier de contenu et au stockage depuis des applications tierces.

  1. Si vous avez déjà un profil personnalisé, naviguez vers Applications > Paramètres > Profils > Profil personnalisé > Charge utile des profils personnalisés

  2. Si vous souhaitez ajouter un profil personnalisé, naviguez vers Applications > Paramètres > Profil > Ajouter un profil > Profil SDK > Android > Paramètres personnalisés > Charge utile des paramètres personnalisés.

  3. Collez {"PolicyEnableFileProvider": "true"}, puis sélectionnez Enregistrer.

     Si vous avez plusieurs paramètres personnalisés, ajoutez la clé PolicyEnableFileProvider après votre clé personnalisée existante entre { }. Par exemple, { "CustomSetting Default": "true”, "PolicyEnableFileProvider": "true" }.

• Vous devez également activer le paramètre Autoriser l'ouverture dans les applications tierces pour permettre aux utilisateurs d'accéder aux fichiers d'applications tierces. Reportez-vous à la section Activer Autoriser l'ouverture dans les applications tierces.

Limitation de l'accès au stockage à partir d'applications tierces (Android uniquement)

La liste suivante décrit les limitations de l'accès au stockage depuis des applications tierces.

• Le drapeau Autoriser l'ouverture dans des applications tierces autorise ou interdit l'accès à des applications tierces. Le drapeau d'autorisation « Autoriser l'e-mail » n'est pas pris en considération pour fichier puisqu'il ne peut pas être déterminé (à partir de l'identifiant de l'application) que l'application tierce soit une application d'e-mail ou pas.
• La prise en charge de la structure Android visant à fournir l'accès au fichier de contenu et au stockage depuis des applications tierces est désactivé par défaut en vue de gérer les conteneurs d'applications et les données qu'ils partagent.
• Les fichiers de stockage local ne sont pas accessibles puisque Ouvrir dans la fonctionnalité pour les applications tierces est désactivé par défaut.
• Lorsque l'authentification de Workspace ONE Content est activée, vous devez déverrouiller Workspace ONE Content pour y accéder via une application tierce (affiche un message).
• Si votre administrateur a configuré une liste autorisée d'applications et si l'application tierce n'est pas sur cette liste, vous ne pouvez pas ouvrir ou créer des fichiers via Workspace ONE Content.
• L'ensemble du contenu géré est disponible en naviguant sur une application tierce. Pour d'autres référentiels, le contenu est disponible (pour un niveau) uniquement pour les dossiers synchronisés dans Workspace ONE Content.

Analyse du code QR pour accéder aux URL personnalisées (Android uniquement)

Utilisez des URL personnalisées pour fournir aux utilisateurs finaux un accès direct aux fichiers dans l'application Workspace ONE Content. Lors de l'analyse, le code QR, qui contient les URL personnalisées, permet à l'utilisateur final de rechercher ou d'afficher le fichier si celui-ci est téléchargé.

Vous devez utiliser une requête de recherche ou un ID de contenu spécifique comme URL personnalisée. Les ID de contenu sont générés automatiquement pour chaque fichier que vous importez dans Workspace ONE UEM Console. Lorsque vous placez le curseur sur le nom de fichier, le chemin d'accès au fichier affiche les ID de contenu.

Les URL personnalisées sont les suivantes :

• awscl://search/?query=text
• awscl://search?query=text
• awscl://search/?query=“text”
• awscl://search?query=“text”
• awscl://contentid={content ID}
• awscl://contentid="{content ID}"

La requête de recherche de la chaine de texte spécifiée et de l'ID de contenu spécifique ouvre directement le document spécifié.

Accusé de réception du document

Les utilisateurs de l'application Content peuvent accuser réception des documents et fichiers multimédia que vous leur attribuez en tant que contenu requis. Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers qui nécessitent un accusé de réception dans la section Tous les fichiers à vérifier, à partir de l'écran Pour vous de l'application.

En tant qu'administrateur, vous pouvez autoriser les utilisateurs à accuser réception du document requis à partir de Vos fichiers à consulter dans la section de l'onglet Pour vous. Vous pouvez marquer les documents comme requis dans la console. Lorsque la réception des documents est confirmée, ils sont déplacés vers la page Voir les derniers documents revus, qui vous permet de suivre l'état de lecture du document.

Sur Workspace ONE UEM Console, vous pouvez afficher ces accusés de réception dans les pages Affichage en liste du contenu et Détails du terminal.

Lorsque vous sélectionnez Afficher dans la colonne Statut d'installation de la page Affichage en liste du contenu, une fenêtre contextuelle s'affiche pour indiquer le nombre exact d'utilisateurs qui ont consulté et accusé réception du contenu.

Vous devez d'abord vérifier les étapes suivantes pour activer l'accusé de réception du document :

1. Activez l'accusé de réception du document en accédant à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Contenu > Applications > application Workspace ONE Content.
   • Le texte du bouton d'accusé de réception est configurable
   • Le temporisateur permettant d'afficher le bouton d'accusé de réception est également configurable
2. Activez l'indicateur Requis pour le fichier ou le référentiel en accédant à Content > Affichage en liste > Modifier le fichier > Déploiement

La liste suivante décrit les fonctionnalités d'accusé de réception de documents prises en charge :

• Les utilisateurs ne sont pas invités à accuser réception d'un document qui a déjà été reconnu.

• Une nouvelle fois, les utilisateurs sont invités à accuser la réception d'une nouvelle version du document.

• La page Détails du terminal affiche l'état de l'accusé de réception et la date à laquelle le document a fait l'objet de l'accusé de réception.

• Le rapport Détails du contenu par terminal contient l'état de l'accusé de réception par terminal.

• Vous pouvez suivre les données d'accusé de réception à partir de la console et vous pouvez envoyer des données d'accusé de réception à la console.

Activer le mode Contenu préenrôlé pour les terminaux multi-utilisateurs

Pour éviter la perte de contenu préenrôlé sur les terminaux multi-utilisateurs au cours des sessions d'archivage et d'extraction du terminal, vous devez activer le mode Contenu préenrôlé pour l'application Content sur Workspace ONE UEM console. Lors de l'activation du mode Contenu préenrôlé, tout contenu géré et préenrôlé sur le terminal est conservé. L'utilisateur n'a donc pas à retélécharger le contenu lors de sa prochaine connexion.

Le contenu est disponible pour un nouvel utilisateur qui se déconnecte du terminal uniquement si le contenu lui est attribué. Le contenu est effacé s'il n'est pas attribué au nouvel utilisateur.

Pour activer le mode Contenu préenrôlé, ajoutez la clé de configuration suivante sur Workspace ONE UEM console.

Activer la prise en charge du contenu préenrôlé à l'aide d'un profil SDK par défaut

Ajoutez la clé de configuration dans le profil SDK par défaut pour activer le mode Préenrôlé pour le contenu géré téléchargé sur l'application Content.

1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Applications > Paramètres et politiques > Paramètres.
2. Sélectionnez Activer les paramètres personnalisés et entrez les clés de configuration selon vos besoins.

"RetainContentBetweenCheckoutSessions": true

3. Cliquez sur Enregistrer.

Activer la prise en charge du contenu préenrôlé à l'aide d'un profil SDK personnalisé

Ajoutez la clé de configuration au profil SDK personnalisé pour activer le mode préenrôlé pour le contenu géré sur l'application Content.

1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres.
2. Si vous avez déjà un profil personnalisé, accédez à Applications > Paramètres et politiques > Profils > Profil personnalisé > Paramètres personnalisés.
3. Pour ajouter un profil personnalisé, accédez à Applications > Paramètres et politiques > Profils > Ajouter un profil > Profil SDK > iOS > Paramètres personnalisés.
4. Dans Paramètres personnalisés, cliquez sur Configurer et entrez la clé de configuration selon vos besoins.

"RetainContentBetweenCheckoutSessions": true

5. Cliquez sur Enregistrer.

Cas d'utilisation pris en charge et non pris en charge pour le mode Contenu préenrôlé

Cette liste contient les cas d'utilisation pris en charge et non pris en charge avec le mode Contenu préenrôlé.

Pris en charge

• Nouvelles installations d'applications Content qui prennent en charge le mode Contenu préenrôlé.
• Type d'authentification défini sur « Aucun » dans les paramètres SDK.
• Rétention du contenu géré uniquement.

Non pris en charge

• Mise à niveau de l'application Content vers la version prenant en charge le mode Contenu préenrôlé.
• Basculement vers des utilisateurs d'autres groupes organisationnels, qui disposent de paramètres de rétention de contenu différents.
• Basculement vers des groupes organisationnels parents dans lesquels les paramètres de rétention du contenu sont activés.
• Modification et enregistrement d'un document PDF/Office en tant que brouillon. Si l'utilisateur a modifié un fichier qui est partagé avec d'autres utilisateurs, le fichier conserve les modifications lorsque le changement d'utilisateur a lieu.
• Les référentiels autres que les référentiels de contenu géré ne sont pas pris en charge.

Personnaliser l'apparence dans la visionneuse PDF

Workspace ONE Content permet aux utilisateurs de configurer l'apparence de la visionneuse de PDF en mode Système, Clair ou Sombre. Pour plus d'informations sur la clé de configuration, reportez-vous à la section Persistance du thème clair pour la visionneuse PDF.

Signer numériquement les documents PDF à l'aide de PIV-D Manager

Workspace ONE Content permet aux utilisateurs de signer en toute sécurité les documents PDF à l'aide de PIV-D Manager. Lors de l'activation de PIV-D Manager, les utilisateurs doivent l'enrôler et créer un code PIN Keystore. Pour plus d'informations sur le processus d'activation, reportez-vous à la documentation de l'application PIV-D.

Pour configurer l'application PIV-D Manager, reportez-vous à la section Workspace ONE PIV-D Manager.

Pour signer en toute sécurité des documents PDF dans l'application Content :

1. Appuyez sur le champ Signature numérique : un message contextuel s'affiche.
2. Appuyez sur le champ Certificat et entrez le code PIN Keystore. Il s'agit du code PIN que les utilisateurs génèrent à la fin du processus d'activation des informations d'identification PIV-D.
3. Sélectionnez le certificat créé par PIV-D Manager. Vous pouvez ajouter votre signature si vous le souhaitez.

Le document PDF est signé.

Signer numériquement les documents PDF à l'aide de PIV-D Manager avec les modifications de non-répudiation

Pour signer numériquement des documents PDF à l'aide de PIV-D Manager avec les modifications de non-répudiation :

1. Connectez-vous à la Workspace ONE UEM Console et accédez à Settings > Apps > Settings and Policies > Profils.
2. Ajoutez le profil SDK pour l'application Content et le certificat de non-répudiation PIV-D.
3. Sélectionnez Profil de contenu et définissez la KVP { “AllowNonRepudiation”: True } dans les paramètres personnalisés.
4. Accédez à Apps & Books > Native et sélectionnez l'application PIV-D Manager.
5. Accédez à la page SDK et sélectionnez le profil SDK pour les modifications de répudiation.
6. Accédez à Apps & Books > Native et sélectionnez l'application Workspace ONE Content.
7. Accédez à la page SDK et définissez le profil SDK pour lequel vous avez défini la KVP.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Pour signer en toute sécurité des documents PDF dans l'application Content :

1. Appuyez sur le champ Signature numérique : un message contextuel s'affiche.
2. Appuyez sur le champ Certificat et entrez le code PIN Keystore. Il s'agit du code PIN que les utilisateurs génèrent à la fin du processus d'activation des informations d'identification PIV-D.
3. Sélectionnez le certificat créé par PIV-D Manager. Vous pouvez ajouter votre signature si vous le souhaitez.

Le document PDF est signé.

Journalisation ciblée

L'activation de l'option Journalisation ciblée dans l'application permet aux utilisateurs d'automatiquement enregistrer et envoyer des journaux pour tout incident qui se produit pendant un flux ou une durée spécifique. La fonctionnalité génère et partage deux ensembles de fichiers journaux : les journaux de début et de fin. Un fichier contient les journaux avant l'activation de la journalisation ciblée et l'autre fichier contient des journaux entre l'activation et la désactivation de la journalisation ciblée.

Définir des restrictions DLP avancées sur Workspace ONE Content

À l'aide de Workspace ONE UEM console, vous pouvez sécuriser les données de l'application Content en définissant les protections contre la perte de données (DLP) avancées suivantes.

• Limiter le chargement de fichiers vers l'application Content - Vous pouvez définir le nombre maximal de fichiers que vos utilisateurs peuvent charger en une fois vers l'application Content. Accédez à Groupe et paramètres> Tous les paramètres > Content > Application > Application Workspace ONE Content > Limite de chargement de fichiers et définissez le nombre de fichiers que vos utilisateurs peuvent charger. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à télécharger jusqu'à 40 fichiers à la fois.

• Limiter les utilisateurs à charger des images uniquement depuis l'appareil photo de leur terminal - Vous pouvez limiter la source des photos à partir de laquelle les utilisateurs d'entreprise peuvent charger l'image dans l'application Content. Accédez à Contenu > Référentiels > Référentiels administrateur et ajoutez ou modifiez le référentiel sur lequel vous souhaitez imposer des restrictions. Ensuite, sur la page Modifier le référentiel de Content, sélectionnez Autoriser le chargement depuis l'appareil photo uniquement.

Remarque : Pour bénéficier des restrictions DLP avancées, vous devez utiliser Workspace ONE UEM 2209 et versions ultérieures.

Restriction de l'accès aux applications non gérées

Vous pouvez activer la gestion adaptative pour permettre à Workspace ONE UEM de gérer le terminal afin qu'il puisse accéder à l'application. Seuls les terminaux inscrits dans EMM peuvent installer l'application et recevoir des stratégies d'application lorsque vous activez ce paramètre. Pour ce faire, sur la page Restrictions, vous devez activer l'option Access géré. Pour plus d'informations, consultez le Guide de gestion d'applications mobiles.

Ajouter la capacité de polices personnalisées dans les fichiers MS Office

Vous pouvez ajouter une police personnalisée au document pour les fichiers MS Office. Vous pouvez ajouter des polices personnalisées en procédant comme suit.

• Workspace ONE UEM Console : En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter des fichiers de polices à UEM Console et les envoyer au terminal inscrit en tant que profil MDM. Pour ce faire :
  1. Connectez-vous à la Workspace ONE UEM Console.
  2. Accédez à Paramètres > Terminal et utilisateurs > Apple > Installer des polices de caractères.
  3. Glissez-déposez les fichiers de police. Les types de fichiers autorisés sont les formats .ttf ou .otf.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour publier les fichiers de police sur les terminaux.
• Applications tierces : Vous pouvez installer des polices personnalisées à l'aide d'applications tierces. Ces polices sont ajoutées au terminal et l'application Content peut les extraire et les transmettre aux fichiers MS Office.
• Apple Configurator : Vous pouvez créer un profil avec des polices utilisant Apple Configurator, telles que iFonts, Fonts - Install Font on Mac, et le transférer vers le terminal après l'avoir connecté. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Général > Polices sur votre terminal et téléchargez des applications qui installent des polices depuis l'App Store. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Visionneuse MS Office.

Définir la priorité de téléchargement de fichiers sur UEM

Workspace ONE UEM vous permet de définir la priorité de téléchargement de fichiers pour les utilisateurs finaux. Les utilisateurs peuvent accéder à la page Activité de l'application Content, où les fichiers de type Téléchargement automatique sont mis en file d'attente en fonction de la priorité définie dans UEM. Le fichier avec la Priorité de téléchargement définie sur Haute est téléchargé en premier, suivi des priorités Normale et Faible.